A menudo queremos utilizar información de la que disponemos o que nos han facilitado nuestros clientes para generar un documento. Sin embargo, no queremos perder el tiempo copiando y pegando la información de un sitio a otro, ni editando el documento.
Una vez tenemos la información, sería perfecto que se copiara y pegara automáticamente en aquellos sitios del documento donde queremos que aparezca ¿no?
Con Parallel puedes generar textos y documentos avanzados de forma automática a partir de las respuestas e información que tú o tus clientes completéis.
¿Cómo? Gracias a las referencias de campos.
¿Qué puedes encontrar en esta página?
Generar textos dinámicos con las referencias de Parallel
Generar textos dinámicos consiste en conseguir que la información que completes tú o tus clientes en un Parallel se copie automáticamente en cualquier descripción de un campo (de ese mismo Parallel).
Así, puedes configurar cualquier plantilla para que las respuestas de los campos que tú quieras se copien automáticamente en las descripciones de otros campos.
⚠️ No puedes incluir referencias en los títulos de los campos. |
Esto es especialmente útil para generar documentos legales y contratos.
⚠️ Puedes copiar automáticamente las respuestas de los campos de tipo texto (es decir, todos los campos de Parallel a excepción del campo de tipo documento y archivo). |
Veamos cómo se hace con el siguiente ejemplo:
1. Yo tengo una plantilla con un campo en el que pido a mi cliente el nombre completo de su empresa.
2. En otro campo que hay a lo largo de esa plantilla quiero hacer referencia al nombre de la empresa.
Es decir, quiero que se copie automáticamente la respuesta de este campo (nombre de su empresa) en otro sitio de la plantilla.
3. Para ello, tenemos dos opciones:
Opción 1: Vamos a los Ajustes de campo del campo cuya respuesta queremos que se copie. Verás que al final de todo hay el ajuste de Referencias.
Puedes elegir cualquier palabra para hacer referencia a la respuesta de un campo. En nuestro ejemplo vamos a usar la referencia “company”.
Opción 2: Desde el listado de Contenido (índice) de la plantilla vamos al campo a cuya respuesta queremos asociar una referencia y seleccionamos el botón Crear referencia.
Se nos abrirá una ventana como esta para introducir la referencia que queramos:
4. Ahora, para incluir la respuesta a esta pregunta del ejemplo anterior en la descripción de otro campo iremos a la sección de Contenido (índice) de la plantilla:
En el campo en el que hayas introducido una referencia, en nuestro ejemplo el "Legal entity name" aparecerá una opción para copiar la referencia de forma rápida.
Una vez copiada la referencia a este campo, podemos introducirla en la descripción de cualquier otro campo para que, cuando se complete la respuesta, aparezca en todos los campos en los que la hayamos pegado.
5. Por ejemplo, incluimos la referencia del ejemplo anterior en la descripción de otro campo. Se introducirá entre dos llaves, así
{{ reference }}
¡Vamos a la pantalla de Previsualizar para vez como queda!
Verás que en la descripción del campo se sustituirá la referencia {{ company }} por la respuesta del otro campo (al que le has asignado esa referencia).
Si empiezas a introducir referencias en tus plantillas verás que cuando se trata de copiar y pegar texto sencillo, las referencias se pegan simplemente entre estos símbolos
{{ reference }}
Sin embargo, hay dos casos especiales:
🔢 Referencias en los campos tipo número - Verás que si quieres usar una referencia a una respuesta numérica en algún otro campo de la plantilla, cuando copies la referencia de ese campo y la pegues en otro, aparecerá la referencia entre los corchetes y, además, se añadirá:
| number
🗓 Referencias en los campos tipo fecha - Verás que si quieres usar una referencia a una fecha en algún otro campo de la plantilla, cuando copies la referencia de ese campo y la pegues en otro, aparecerá la referencia entre los corchetes y, además, se añadirá:
| date
Consejos para usar las referencias:
Cuando uses referencias tienes que usar exactamente la misma palabra que has asociado a la respuesta de un campo. Es decir, mismas mayúsculas o minúsculas, por ejemplo.
No uses tildes en las referencias.
Si quieres poner una referencia larga, no uses espacios entre palabras, usa el guión bajo “_” (ej: company_name, en vez de company name)
No uses símbolos diferentes al guion bajo
Fórmulas de referencias
Ahora que ya has aprendido a generar textos dinámicos, te animamos a seguir aprendiendo y potenciar tus procesos con las siguientes guías:
Fórmulas básicas con respuestas de texto: Elige si tus referencias quieres que se copien y peguen con mayúsculas, minúsculas, etc...
Fórmulas para preguntas con múltiples respuestas: Si para una pregunta hay más de una respuesta, configura automáticamente como se van a ver estas respuestas (juntas, separadas, en listado...).
Fórmulas para preguntas con condiciones: Aprende a copiar y pegar referencias que cambian en función de variables externas.
Fórmulas para campos numéricos: Puedes copiar y pegar números en diferentes formatos y elegir fórmulas para hacer cálculos con ellos.