En Parallel, priorizamos la propiedad y el control del usuario sobre los datos, lo que significa que no eliminaremos tus datos sin una acción o solicitud explícita de tu parte. Esto asegura la integridad de tu información, previene la pérdida de datos no intencionada y ayuda a mantener tus flujos de trabajo.
Si necesitas eliminar los datos de un parallel, tendrás que eliminarlo manualmente en la plataforma.
Sin embargo, esta tarea puede volverse difícil de gestionar a medida que pasa el tiempo y aumenta tu número de procesos.
Entendiendo la función de conservación de datos de Parallel
Con la función de cumplimiento de Parallel, la conservación de datos puede ser gestionada y automatizada fácilmente sin supervisión.
Puedes configurar el período de retención de datos que se aplica a cada parallel creado a partir de una plantilla. Una vez activado, la cuenta atrás para el período de retención de datos comienza cuando se cierra un parallel.
Al final del período de conservación de datos, Parallel iniciará un proceso de anonimización, eliminando todos los datos, asegurando aún más tu información y garantizando la privacidad, mientras conserva datos del proceso para las estadísticas.
Este período de retención puede configurarse en la plantilla, y debe estar en conformidad con los requisitos legales o regulatorios para el almacenamiento de datos a los que se adhiere tu organización.
Ten en cuenta que si el parallel se reabre (por ejemplo, debido a un cambio en el estado del caso o una necesidad de trabajo adicional), la cuenta atrás se detiene. Volverá a contar desde el principio una vez que el parallel se cierre nuevamente.
Dónde configurar los periodos de retención de datos
Puedes configurar el periodo de retención de datos en dos niveles distintos, según tus necesidades:
1. A nivel de organización
Desde Organización > Compliance, puedes establecer un periodo de retención global que se aplicará a todos los Parallels de tu organización.
La cuenta atrás empieza en el momento en que un parallel se cierra.
Una vez finalizado el periodo de retención, los datos se anonimizan automáticamente.
2. A nivel de plantilla
Si necesitas distintos periodos de retención en función del tipo de proceso, puedes configurarlo directamente en cada plantilla.
Accede a la configuración de la plantilla.
Ahí podrás definir un periodo de retención específico para todos los parallels creados a partir de esa plantilla.
Esta flexibilidad te permite adaptar el ciclo de vida de los datos tanto a las políticas internas de tu organización como a los requisitos normativos aplicables a cada proceso.