En el mundo legal, los procesos suelen ser tediosos y lentos debido a la necesidad de precisión, organización y cooperación de diversas partes. En respuesta a este problema, creamos Parallel, la plataforma que simplifica y acelera la gestión de procesos legales.
Dentro de la plataforma, un componente esencial es el "parallel", una instancia de un proceso que puede cambiar de estado y convertirse en parte de un proceso más grande. Este artículo te guiará a través del ciclo de vida de un parallel.
Definición de un parallel
En el fondo, un parallel es la herramienta que te ayuda a obtener y organizar la información que necesitas de otras personas, y a mantener un seguimiento de todo en un solo lugar.
Para este propósito, Parallel ha sido diseñado para mantener un seguimiento de diferentes estados para administrar mejor el ciclo de vida de tu proceso.
Estados de un parallel
Un parallel avanza a través de varios estados: borrador, pendiente, completado y cerrado.
Borrador: Esta es la primera etapa de un parallel. Al iniciar un nuevo parallel, se encuentra en estado de borrador.
Pendiente: Cuando se agrega una respuesta o el parallel se envía a un destinatario, la etapa cambia de borrador a pendiente. Este estado indica que el parallel está esperando una acción.
Completado: Un parallel pasa de pendiente a completado cuando se envía el formulario. Significa que todos los campos han sido respondidos y alguien ha hecho clic en el botón finalizar.
Cerrado: Un parallel pasa de completado a cerrado cuando el usuario hace clic en el botón cerrado, marcando el final del ciclo de vida del parallel.
Es importante mencionar que un parallel también puede volver a ciertos estados. Por ejemplo, un parallel cerrado puede ser reabierto, volviendo al estado pendiente. Además, un parallel puede pasar de pendiente a cerrado directamente en situaciones especiales.
Extender parallels para flujos de trabajo más complejos
En el mundo real, tus flujos de trabajo son más complejos que simplemente solicitar información a terceros. Por eso puedes extender un parallel para administrar flujos de trabajo más complejos con otras características.
Por ejemplo, puedes extender un proceso de solicitud de información básica con otras tareas, como generar documentos, enviar documentos para firmar, intercambiar comentarios y gestionar la aprobación de las respuestas.
Para entender cómo funciona esto, vamos a pasar por un ejemplo con uno de los casos de uso más frecuentes con Parallel, un proceso de conocimiento de tu cliente (know your customer, KYC) que tiene estos requisitos:
Preguntas y respuestas: El proceso requiere que los clientes puedan hacer preguntas, ya que la información solicitada puede ser compleja y difícil de entender para las personas que no están familiarizadas con la terminología legal.
Aprobaciones: Una vez que el cliente ha enviado toda la información, las respuestas deben ser revisadas y aprobadas por el equipo de cumplimiento.
Firma: Una vez revisado, la empresa también necesita un documento firmado que incluya todas las respuestas enviadas por el cliente, certificando que la información proporcionada es precisa.
Alertas: Una vez firmado, el proceso debe ser cerrado manualmente y luego agregado a un CRM o un sistema de gestión de alertas para la renovación del proceso (comúnmente conocido como actualización o remediación del KYC).
Preguntas y respuestas durante el proceso
Para resolver el primer requisito, puedes extender Parallel para centralizar todas las preguntas del cliente y las respuestas del remitente en el mismo lugar con la opción "comentarios" del campo.
De hecho, esta es una opción que está habilitada por defecto para cada nuevo campo que agregues.
Incluir un flujo de revisión
En el mismo panel de configuración del campo, encontrarás una opción para agregar aprobaciones al proceso.
Una vez incluido, Parallel automáticamente incluirá:
Una opción de "aprobar" y "rechazar" en cada campo en la vista de respuestas.
Una indicación de quién ha aprobado una respuesta.
Un evento de esta acción en el registro de actividad.
Agregar un documento firmado al proceso
Parallel ofrece una experiencia fluida para incluir procesos de firma a los parallels. Para ello, Parallel se ha asociado con algunas de las mejores soluciones de firma electrónica para proporcionar una integración nativa.
Incluir un proceso de firma al parallel es tan simple como activar la opción:
Cuando se habilita, cada vez que se inicia un proceso de firma, Parallel automáticamente gestionará la lógica y el ciclo de vida del proceso teniendo en cuenta las opciones elegidas.
Almacenar el proceso en un CRM legal y crear alertas
Después de completar la firma y cerrar el proceso, puedes crear un perfil para ese cliente o enlazar el proceso a un perfil existente, y agregar la fecha en que el proceso necesita ser renovado.
Una vez establecido, Parallel automáticamente creará una alerta y te notificará a medida que se acerque la fecha de renovación.
