Como ya sabes, Parallel te permite solicitar información que necesitas de una tercera parte. Pero, ¿y si en vez de mandárselo necesitas que sean ellos los que accedan al formulario y completen la información para que puedas empezar a trabajar?
Para estas situaciones, hemos creado los enlaces públicos. Un ajuste en tus plantillas que te permite generar un enlace que puedes subir a tu página web o compartir por dónde quieras y que permitirá a tus clientes comenzar el parallel cuándo y cómo quieran.
¿Qué son los enlaces públicos?
Son enlaces que generan un acceso a tus plantillas que puedes colocar en tu web o enviar por correo, whatsapp, chat, etc. para que tus clientes puedan iniciar un parallel por iniciativa propia, sin necesidad de que tú o alguien de tu organización se la envíe.
Es decir, tú creas un enlace asociado a una plantilla y, cada vez que uno de tus clientes o usuarios abra el enlace, se creará un parallel nuevo para que puedan responderla con la información que necesites. Todos estos parallel, se asignarán por defecto con el propietario de la plantilla. Para cambiar esta configuración, podrás modificarlo desde el ajuste "Asignar automáticamente", que te permitirá elegir
¿Cómo se crean?
Para usar un enlace público, debes crear una nueva plantilla o bien acceder a la plantilla en la que quieras activar esta opción.
Una vez dentro de la plantilla, abriendo la pestaña de Ajustes que encontrarás a la derecha, solo tienes que activar la funcionalidad de Compartir por enlace.
Una vez activada, se abrirá una nueva ventana en la que se debe indicar:
Título de la página: Añade aquí el nombre de la plantilla o el título con el que quieres que los usuarios vean el parallel cuando la creen.
Descripción: Explica con más detalle, en qué consiste el servicio o qué tipo de información vas a solicitarle en esa plantilla y por qué.
Enlace: Personaliza el enlace público de la plantilla para hacerlo más simple y fácil de reconocer, tanto para tus clientes como para las personas de tu organización. Esto te ayudará a tener más claro de qué plantilla es cada enlace.
Una vez completados los campos, selecciona Generar enlace.
Al generar el enlace este se copiará automáticamente en tu portapapeles, pero si quieres volver a acceder a él puedes encontrarlo en la zona de Ajustes, para que lo copies y pegues donde quieras.
Además, no solo podrás volver a acceder aquí cuando quieras para copiarlo, sino que podrás copiarlo rápidamente al seleccionar tu plantilla.
¿Qué ocurre con los parallels creados a partir del enlace?
Una vez que tu cliente acceda al enlace e inicie un parallel, se creará un parallel en tu listado de parallels. Estos parallels se asignarán por defecto al propietario de la plantilla del enlace.
Si quieres cambiar esta asignación, puedes hacerlo a través del ajuste "Asignar automáticamente" en los Ajustes de la plantilla.
¿Puedo modificar los ajustes del enlace una vez creado?
Sí, solo tienes que volver a acceder a los Ajustes de tu plantilla y abrir la configuración del enlace.
Si tienes cualquier duda de como modificar los ajustes del enlace público una vez creado, echa un vistazo a nuestro vídeo:
¿Qué verá la persona que acceda al enlace?
Al acceder al enlace público que has creado, se abrirá la siguiente pantalla:
La información que aparece a la izquierda son los campos de Título de la página y Descripción que has rellenado al crear el enlace público y los campos de la derecha son los que debe completar el destinatario para crear nuevo parallel en su correo electrónico.
Una vez seleccione Solicitar acceso, le llegará un correo electrónico a través del cual podrá empezar a completar el parallel.