En Parallel sabemos que tus procesos pueden ser complejos. En ocasiones, no sólo tienes que pedir información a tus clientes/proveedores/empleados para hacer tu trabajo, sino que a menudo hay pasos que deben completarse internamente.
En este artículo, te mostraremos cómo configurar estos campos internos y cómo funcionan.
Además, no siempre necesitas que toda la información que solicitas, tanto internamente como a tus clientes, aparezca en el documento PDF final que se genera.
De hecho, una de las ventajas de las referencias con Parallel es que puedes copiar las respuestas de un campo y que se te peguen de forma automática en cualquier otro campo o bloque de texto de tu plantilla. Así, puedes ocultar la pregunta y que sólo te aparezca la respuesta en el documento PDF.
Por eso, en este artículo también te mostraremos cómo elegir qué campos de la plantilla se mostrarán en el documento PDF final.
¡Veámoslo todo!
Campos internos
Mostrar en PDF
¿Dónde puedo encontrar estas funcionalidades?
Cuando editas o crea una plantilla, puedes encontrar las funciones Campo interno y Mostrar en PDF en los Ajustes de campo de cualquier campo de una plantilla.
Para abrir los Ajustes de campo, ve al icono de la rueda de engranaje situada en la esquina inferior derecha de cualquier campo.
En la ventana los Ajustes de campo verás las opciones de Campo interno y Mostrar en PDF.
Verás que, por defecto, cuando añades un nuevo campo, la función Campo interno está desactivada ❌ y la función Mostrar en PDF está activada ✅.
Campo interno
Un Campo interno es una pregunta o bloque de texto que sólo será visible para el usuario de Parallel, es decir, los miembros de tu organización.
Por lo tanto, al activar esta opción ocultarás este campo al destinatario. No será visible en el portal de tu cliente.
⚠️ Nota: Cuando actives esta función, verás que la función Mostrar en PDF se desactivará automáticamente.
Esto está configurado así por defecto, porque creemos que, en la mayoría de casos, si hay un campo que quieres ocultar a tus clientes en el formulario, no querrás que esté en el documento PDF que se genera al final.
Sin embargo, puedes cambiarlo y jugar con diferentes combinaciones entre estas dos características. |
¿Cómo se utiliza? Esta funcionalidad permite, por ejemplo:
Que el profesional responda a determinadas preguntas antes de enviar un parallel a un cliente para predefinir qué preguntas debe responder. Esto es posible si se combinan campos internos con condiciones.
Por ejemplo, si yo como profesional respondo a un campo interno que me da a elegir si mi cliente es una empresa o una persona física, y uso los condicionales para adaptar las siguientes preguntas a esta respuesta, al cliente le saldrán directamente unas preguntas en función de si es persona física o jurídica (sin saber que el profesional lo ha configurado así).
Rellenar información interna en relación con un proceso (por ejemplo, número de contrato, código de operación en su CRM, persona responsable del cliente, informe de riesgo de otro departamento de su empresa, etc.), que el cliente no puede saber.
Mostrar en PDF
Esta opción te permite elegir si quieres mostrar u ocultar un determinado campo o bloque de texto en el documento PDF resultante de tu parallel.
¿Cómo se utiliza? Este tipo de característica permite, por ejemplo:
Ocultar las preguntas que hay que responder para configurar el contrato automáticamente. Puede hacerlo combinando esta funcionalidad con las condiciones.
Por ejemplo, si hay una pregunta que le da a elegir el tipo de producto al cliente y en función de ello se deben incluir unas cláusulas u otras, no hace falta que aparezca la pregunta en el PDF final, sino solamente las cláusulas aplicables.
Ocultar el campo Documentos y archivos del documento PDF. Este campo suele mostrarse así en el documento PDF:
Sin embargo, si combinas la opción de Mostrar en PDF con la de Adjuntar archivos a PDF podrás evitar que aparezca este cajetín en el PDF y, al mismo tiempo, adjuntar el documento cargado en este campo como anexo al PDF resultante.