Con Parallel, puedes administrar flujos de trabajo de contratos y automatizar la generación de contratos simples o complejos.

Este tutorial te enseñará cómo configurar tu primer documento en parallel.

Para este tutorial, utilizaremos el Acuerdo de confidencialidad (NDA) puesto a disposición por European IP Helpdesk y veremos cómo podemos automatizar ese documento en Parallel.

Crea una nueva plantilla y elige la opción Plantilla desde cero.

En la pestaña Compose, copia el contenido de tu contrato (NDA por ejemplo) en los bloques de texto.

Para eso, recomendamos dividir el documento en partes más pequeñas. No hay una sola forma de hacerlo, pero aquí hay algunos consejos para desglosarlo:

Si una cláusula cambia según los parámetros que elige un usuario, sepárala en un bloque de texto separado
​

Puedes dejar los títulos de los bloques de texto vacíos o usarlos si deseas representar un título en el documento.

Ve a la pestaña Preview o al botón de más opciones para ver una vista previa y descargar un PDF de muestra.

Después de traspasar todo el contrato, la tabla de contenidos, la primera parte y la última parte debería parecerse a esto:

Con el documento en la plantilla de parallel, a continuación, vamos a automatizarlo para crear nuevos documentos con los datos que completamos.

En esta sección, te enseñaremos cómo se usan las referencias para crear documentos automatizados paso a paso.

Primero, añade un campo de fecha justo debajo del primer bloque de texto y desactiva la opción "Mostrar en PDF" para que el campo solo aparezca en el formulario, pero no en el documento final.

A continuación, escribe el valor "fecha_contrato" en el campo Referencias en la misma ventana de configuración. Como su nombre lo indica, es una característica que le permite referenciar las respuestas del campo.

Ahora, vuelve al primer bloque de texto, cambia el texto, e incluye la referencia a la fecha donde debería aparecer.

Añadimos el “ | date” para que la referencia se muestre como una fecha. Puedes obtener más información sobre las referencias y sus fórmulas aquí.

Si has seguido todos los pasos anteriores, puedes ir a la pestaña Preview, responder al campo de fecha y, después de guardar la respuesta, debería salir esto:

Sigue los mismos pasos que antes y crea este conjunto de campos para cada parte:

⁃ Nombre corporativo como un campo de respuesta corta.

⁃ Domicilio social como campo de respuesta corta.

Recuerda deshabilitar la opción "Mostrar en PDF" en la configuración del campo.

Tu plantilla debería ser así:

Ahora, dirígete a la tabla de contenido en el lado derecho de la ventana. Si colocas el ratón sobre el campo “Corporate name” de “Disclosing Party”, verás que aparecerá un botón para poner una referencia. Haz clic en él y añade una referencia para el campo.

Una vez creado, regresa a la tabla de contenido. El botón debería haber cambiado, ahora puedes copiar la referencia directamente o elegir una fórmula.

En este caso, utilizaremos la fórmula Mayúsculas para “Corporate name” y la referencia estándar para el “Registered office”. Una vez copiado, pégalo en el primer bloque de texto.

Repite el proceso con los otros tres campos y copia todas las referencias en el primer bloque de texto.

Cuando termines, tu primer bloque de texto debería ser así:

Ahora puedes ir a probarlo en la pestaña Review y ver los resultados tú mismo.

Ahora que ya conoces los conceptos básicos, te enseñaremos cómo puedes automatizar el resto del documento. Encuentra todos los “huecos” que quieras completar con información e intenta llenarlos tú mismo con referencias a nuevos campos que crees para ese propósito específico.

Aquí hay algunos consejos:

Tras crear la plantilla de documento, te das cuenta de que las partes no siempre son empresas. Y es fundamental considerar ese escenario ya que deberás incluir la información de los representantes legales cuando sean empresas, pero no cuando sean personas físicas.

En esta sección, aprenderás a usar la lógica condicional para personalizar el texto de cada cláusula.

Primero, añade un campo de opción múltiple para preguntar si la “Disclosing party” es una persona física o jurídica. Además, asegúrate de que solo puedes elegir una respuesta y que no se mostrará en el PDF.

Agrega los siguientes campos para el escenario donde la parte es una entidad legal:

Luego, añade estos campos para cuando la parte sea un individuo:

Después de incluir todos los campos anteriores, ve a la parte inferior derecha de cada campo, clica en el botón Agregar condición y elije mostrar los campos según la opción seleccionada en el campo "Disclosing party is".

Ahora debería estar así:

Repite el proceso para la “Receiving Party”.

Con todos los campos preparados, ya podemos automatizar el texto del documento que aparecerá en función de la opción que elijamos.

Te explicaremos dos formas diferentes de hacerlo. El primero con condicionales de campo es más visual, y el segundo con condicionales de texto se basa en el lenguaje de plantillas Liquid, que también se implementa en herramientas como Shopify o Github.

Cada opción tiene sus pros y sus contras. Sin embargo, te sugerimos que aprendas ambos. Te brinda una herramienta que no encontrarás en ninguna otra solución de automatización de documentos. Hemos visto a usuarios dominar y combinar ambos, permitiéndoles crear y automatizar documentos súper avanzados.

Automatización de textos con condicionales de campo

Agrega dos nuevos bloques de texto, uno después de la pregunta "The Disclosing party is" y otro después de la pregunta "The Receiving party is", y copia los párrafos de las partes en cada uno de los nuevos bloques.

El párrafo que acabas de pegar en estos nuevos campos solo aplica cuando la parte es una entidad legal. Cambiemos esto para incluir también el escenario individual siguiendo estos pasos:

Añade condiciones a cada bloque de texto para mostrarlas cuando aplique la condición. Tus bloques de texto deberían ser así:

Ahora, espera un momento antes de hacer lo mismo con la Parte Receptora. En la siguiente sección, aprenderá cómo hacerlo al revés con condicionales de texto.

Automatización de textos con plantillas condicionales

Ve a la tabla de contenido y crea una referencia para el campo "La parte receptora es".

Después de crear la referencia, regresa al mismo campo en la tabla de contenido, selecciona el botón Otras opciones y elije la opción Texto condicional. Esta acción copiará una fórmula en tu portapapeles que te ayudará a automatizar los textos.

Ahora, ve al bloque de texto F. y pega el contenido que acabas de copiar después del párrafo que ya tienes ahí. Esto es lo que deberías ver:

Analicemos el código anterior para comprender mejor la declaración condicional.

Esta primera parte nos dice, que pasaria si el campo “receiver_type” tuviese como respuesta “an individual”, el texto que aparecería es “This sentence will be displayed when "an individual" is selected. “

Si el primer condicional es seleccionado, el código para la evaluación del resto de las condiciones. Pero si la condición no encaja, se continuará la evaluación y analizará el siguiente código:

La declaración elsif es igual a "si no", lo que le permite evaluar otra condición si la primera no se cumple.

En caso de que no se cumpla ninguna de las condiciones anteriores, el código evaluará la sentencia else:

Finalmente, todos tus códigos condicionales deben estar seguidos de un endif, si olvidas esta parte el código no funcionará.

Ahora que sabes cómo funciona cada código, recortémoslo y coloquemos los contenidos adecuados que deben mostrarse en cada escenario, en función de si el receiver_type es una persona física o jurídica.

Puedes mantenerlo simple y dejarlo así:

Ahora puedes ir a la pestaña Preview, para probarlo y ver los resultados.

A estas alturas, ya sabes cómo automatizar textos y cláusulas de dos maneras diferentes. Esta es probablemente la parte más desafiante del diseño al automatizar un documento, pero una vez lo domines, podrás crear cualquier tipo de documento.

Con la configuración actual, si envías el parallel a tu cliente con el acuerdo, tú y tus destinatarios podréis ver todos los campos. Sin embargo, en ocasiones no querrás que tus clientes sepan que puedes elegir sobre las condiciones de algunas cláusulas o entre diferentes representantes en tu empresa con poder para firmar.

En nuestro ejemplo, imaginemos que deseas establecer una duración de cuatro años para el NDA y no quieres que tu cliente sepa que puedes decidir sobre ese período.

Ve al bloque de texto L. (Miscellaneous clause) y agrega un campo Números entre los campos K. y L.:

En el campo Números, activa la configuración Campo interno. Con esta opción, solo tú y tu equipo podréis ver el campo, pero no vuestros destinatarios.

Termina de personalizar las otras opciones y el título del campo, configura una referencia a la respuesta del campo y agrega la referencia en la cláusula 4.1.1. Cuando termines, debería ser así:

Intenta crear un parallel a partir de esta plantilla y envíartelo a ti mismo. Verás que no saldrá la pregunta de duración como destinatario.

Ahora que ya has aprendido a configurar campos internos, puedes utilizar esta función para personalizar todas las cláusulas y condiciones que se contestan internamente antes de enviar un contrato a tu contraparte.

Probablemente querrás que el contrato automatizado que acabas de crear, se firmado una vez se haya completado.

Puedes agregar fácilmente un proceso de firma con nuestras integraciones de proveedores de firma nativos para hacerlo. Simplemente sigue los pasos a continuación.

Dirígete a la pestaña de Ajustes que puedes encontrar junto a la tabla de contenido en la pestaña Redactar y haz clic en el botón Agregar eSignature del proceso de firma electrónica:

Se abrirá una ventana desde donde podrás elegir el proveedor de firma, el título del documento y cuándo quieres que se inicie el proceso de firma.

Aquí puedes elegir si prefieres iniciar el proceso justo después de que el destinatario haya completado la respuesta a todos los campos, o después de haber revisado la información que envió el destinatario. Aquí hay un par de consejos sobre la última opción:

Completa todas las opciones necesarias y haz clic en el botón Continuar. Te guiará a través del segundo paso, donde puede predefinir firmantes.

Esto es muy útil si quieres predeterminar la persona de tu empresa que siempre firmará los documentos generados a partir de esa plantilla, por ejemplo, la persona con poder para firmarlos.

Una vez guardada la configuración, cada nuevo contrato que inicies a partir de esta plantilla heredará automáticamente esta configuración de firma.

Este tutorial engloba todo lo que necesita saber para automatizar los flujos de trabajo de sus contratos. Después de crear tu primera plantilla, verás que las siguientes serán muy fáciles.

Ahora es el momento de crear tus contratos y acelerar tus procesos comerciales. Y si tienes alguna pregunta al crear una plantilla de contrato, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte.

Por último, hemos incluido una guía adicional para ayudarte a mejorar la experiencia con Parallel para ti y tus destinatarios. ¡A disfrutar!

Además de configurar el formato del documento, puede que quieras enfatizar algunos de los textos en el documento con textos en cursiva o negrita.

Para ello, te recomendamos leer este artículo donde explicamos cómo agregar formato a las plantillas y obtener más información sobre cómo usar Markdown.