El Portal te permite enviar el mismo formulario a múltiples destinatarios a la vez, cada uno con su información y documentación correspondiente.
Por ejemplo: envía KYC refreshes o capital calls a todos los inversores vinculados a tu Portal.
En lugar de crear y enviar cada parallel de forma individual, puedes usar la función "Crear desde Excel" para generar y enviar todos los parallels en un único flujo.
Índice
Cómo funciona
El proceso tiene tres fases principales:
Configurar: selecciona la plantilla y los perfiles a los que quieres enviar el parallel.
Completar el Excel: descarga el archivo Excel ya pre-rellenado, añade la información que falte y vuelve a subirlo.
Enviar: sube los documentos referenciados y lanza el envío masivo.
Guía paso a paso
Paso 1 — Comprueba tus perfiles y accesos
Antes de empezar, asegúrate de que todos los perfiles a los que quieres enviar el parallel están dados de alta en tu Portal, en la sección "Perfiles y accesos".
En este ejemplo, el portal tiene 3 perfiles de inversores: 2 empresas y 1 persona física. Los usuarios con acceso a cada perfil recibirán el parallel. |
Paso 2 — Abre el flujo "Crear desde Excel"
Ve a la pestaña Portal. Haz clic en la flecha desplegable que hay junto al botón "Nuevo parallel" y selecciona "Crear desde Excel".
Paso 3 — Selecciona la plantilla y los perfiles
Se abrirá un diálogo en el que tendrás que:
Seleccionar la plantilla que quieres usar para este envío masivo.
Seleccionar los perfiles que quieres incluir. Puedes filtrar por empresas o personas físicas, o seleccionar todos a la vez.
Haz clic en Continuar cuando hayas terminado.
Paso 4 — Asocia los tipos de perfil a los grupos de la plantilla
Este paso solo aplica si tu plantilla tiene más de un grupo de campos asociado al mismo tipo de perfil. El sistema necesita saber qué grupo de la plantilla corresponde a cada tipo de perfil, ya que esto determina cómo se pre-rellenará el Excel con la información existente de tus perfiles.
En este ejemplo:
Para las empresas: selecciona el grupo que representa al inversor principal como entidad.
Para las personas físicas: selecciona el grupo que representa al inversor principal (los UBOs y representantes legales se gestionan en pestañas separadas del Excel).
Una vez hecho, haz clic en Continuar.
Paso 5 — Descarga y completa el Excel
Este es el paso de descarga y subida del Excel. Primero, descarga el archivo. Ya estará pre-rellenado con la información de tus perfiles.
El Excel refleja la estructura de tu plantilla. Esto es lo que encontrarás:
La pestaña "Datos"
Es la pestaña principal. Contiene una fila por perfil, es decir, una fila por cada parallel que se va a crear.
Las columnas en gris (ID de perfil, Tipo de perfil, Nombre de perfil) están bloqueadas: no las modifiques.
El resto de columnas corresponden a campos de la plantilla que no están vinculados a ningún grupo de campos. Complétalas según sea necesario.
Los campos con lista desplegable mostrarán las opciones disponibles al hacer clic en la celda.
Pestañas de grupos de perfil (p. ej., "3 - Inversor individual", "4 - Entidad inversora")
Estas pestañas contienen la información de tus perfiles, ya pre-rellenada con todo lo que hay almacenado en Parallel. Puedes completar cualquier campo vacío con información adicional si dispones de ella.
Si em un campo hay un documento adjunto, verás un código de referencia seguido del nombre del archivo. No modifiques estas celdas: el parallel incluirá automáticamente el documento en el parallel.
Pestañas de grupos de perfil secundario (p. ej., "6 - Titulares reales", "7 - Representante legal")
Si tu plantilla incluye grupos para perfiles secundarios como UBOs o representantes legales, aparecerán en nuevas pestañas. Cada fila representa un perfil secundario. Como una misma empresa puede tener varios titulares reales, puede haber varias filas con el mismo ID de perfil principal en la columna A.
Puedes completar la información en las filas existentes o añadir filas nuevas. Para ello:
Copia el ID de perfil principal desde la pestaña Datos (columna A).
Añade la información del nuevo perfil en las columnas siguientes.
Si necesitas adjuntar un documento, escribe el nombre exacto del archivo con su extensión (p. ej., id_nuevo.png). Más adelante se te pedirá que subas el archivo.
💡 Importantr: si usas el mismo nombre de archivo en varias celdas, ese documento se subirá a cada una de ellas. Por ejemplo, si escribes doc.pdf en varias celdas, ese archivo se asignará a todos esos campos.
Si quieres subir documentos distintos a cada celda, utiliza nombres de archivo únicos, como: doc1.pdf, doc2.pdf o doc_apellido.pdf. Así te aseguras de que cada campo queda vinculado al documento correcto. |
Otras pestañas de grupos adicionales
Algunas plantillas incluyen grupos adicionales con información complementaria del propio perfil (p. ej., actividad económica u origen de fondos). Siguen la misma estructura: una fila por perfil, con el ID de perfil principal en la primera columna.
La pestaña "Instrucciones"
La última pestaña contiene las instrucciones para rellenar el Excel, especialmente para el formato de fechas y códigos de país. Revísala antes de completar el archivo para evitar errores de validación.
Paso 6 — Sube el Excel
Una vez completado el Excel, arrástralo y suéltalo en el área de carga de Parallel. Si el archivo tiene algún error de formato, el sistema te mostrará el listado para que puedas corregirlos y volver a subirlo.
Corrige los errores en el Excel, guarda y sube de nuevo. Cuando el archivo pase la validación, verás una confirmación.
Paso 7 — Sube los documentos referenciados
Si el Excel hace referencia a nombres de archivo que has añadido manualmente, el sistema mostrará la lista de todos los archivos que espera recibir. Arrástralos y suéltalos en el área de carga. Los nombres deben coincidir exactamente con los que aparecen en el Excel, incluida la extensión.
⚠️ Importante: si subes archivos que no están referenciados en el Excel, el sistema los ignorará. |
Cuando todos los archivos estén subidos, cada uno mostrará el estado en verde y la barra de progreso llegará al 100 %. El botón "Enviar X parallels" se activará en cuanto todos los documentos requeridos estén listos.
Paso 8 — Envía los parallels
Haz clic en "Enviar X parallels". El sistema comenzará a crear y enviar los parallels. Una barra de progreso muestra el estado en tiempo real.
Cuando se complete el proceso, verás la siguiente pantalla de confirmación.
Cómo ver los parallels enviados
Haz clic en "Ver parallels" o vuelve a la pestaña "Portal". Verás todos los parallels recién creados, uno por perfil.
Si accedes a cualquiera de ellos, verás que está pre-rellenado con la información y los documentos del Excel, incluidos los datos de perfiles secundarios como los UBOs.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si dejo un campo del Excel en blanco?
Puedes dejar campos vacíos; el parallel se creará sin esa información y el destinatario tendrá que completarla.
¿Puedo añadir UBOs o representantes legales que aún no están en los perfiles?
Sí. En la pestaña correspondiente, añade una fila nueva con el ID de perfil principal e introduce los datos del nuevo perfil.
¿Qué ocurre si el nombre de un documento en el Excel no coincide con el archivo que subo?
El sistema detectará el error durante la validación. Asegúrate de que el nombre del archivo en el Excel, incluida la extensión, coincide exactamente con el archivo que vas a subir.