Parallel permite combinar la recopilación de información con la firma electrónica de documentos, ofreciendo una experiencia 100% online para tus clientes, proveedores o empleados.
💡 La integración con firma electrónica únicamente está disponible bajo demanda. |
Añadir la firma electrónica en la plantilla
Vamos a ver cómo activarlo y configurarlo paso a paso.
Accede a la plantilla donde quieres configurar la firma, dirígete a la pestaña de Ajustes y añade el proceso de firma.
Al añadirlo, aparecerá una ventana con las diferentes opciones de configuración:
1️⃣ Proveedor de firma: Esta opción solo aparece cuando hay más de un proveedor de firma en tu cuenta. Actualmente, en Parallel disponemos de integraciones nativas con Signaturit y Docusign.
Para hacer pruebas, puedes elegir Signaturit Sandbox, que no consume créditos, pero tampoco tiene validez legal.
2️⃣ ¿Qué documento quieres firmar?: Aquí puedes elegir si firmarás el documento creado a partir de las respuestas del parallel o si prefieres subir un PDF y firmar ese documento.
Documento generado en base a las respuestas: si seleccionas esta opción, Parallel generará un documento utilizando las respuestas del formulario y enviarlo a firma.
Esta opción se recomienda para todos los procesos creados en Parallel y que tengan interacción con el destinatario.
Subiré yo un documento al lanzar la firma: esta opción te permite cargar un documento PDF que hayas creado fuera de Parallel y firmarlo a través de nuestra plataforma.
Si escoges esta opción, ten en cuenta que no podrás insertar ninguna respuesta del parallel en el documento. Ten en cuenta que una vez firmado el PDF, no puedes hacer modificaciones en el documento final. Si tienes que hacer cambios, tienes que volver a cargar el documento e iniciar la firma de nuevo.
3️⃣ Título del documento (OPCIONAL): Este título se utilizará como cabecera del documento y dará nombre al archivo firmado.
4️⃣ ¿Cuándo quieres que se inicie la firma?: Aquí puedes elegir en qué momento del proceso quieres enviar el Documento generado en base a las respuestas a firmar.
Al completar el parallel: Una vez se complete toda la información requerida, el propio destinatario iniciará el proceso de firma.
Recomendamos esta opción en los procesos en los que se busque agilidad y el proceso de revisión no sea necesario.
Tras revisar la información: Esta opción requiere el inicio de la firma de forma manual desde la vista de REVISAR.
Recomendamos esta opción en los procesos en los que sea importante revisar que la información sea correcta antes de firmar el documento.
En función de las opciones que elijas, aparecerá una nueva ventana (2/2) con el resto de opciones de configuración:
5️⃣ ¿Hay un número mínimo de firmantes? Selecciona el número mínimo de firmantes.
Si ya sabes que el documento tendrá que ser firmado por un mínimo de 2 firmantes (porque al menos hay un vendedor y un comprador, por ejemplo) puedes establecer un mínimo de firmantes para la plantilla.
Esta funcionalidad permite evitar que los usuarios cometan errores al enviar documentos a firmar. Por ejemplo, garantiza que ambas partes estén incluidas.
6️⃣ ¿Cómo quieres que Parallel envíe las firmas?
Al mismo tiempo: Todos los firmantes recibirán el documento al mismo tiempo (en paralelo).
Secuencial, firmando uno a uno: Cada firmante recibirá el documento de forma secuencial según el orden que establezcas, después de que el anterior haya firmado.
7️⃣ Permitir que los destinatarios añadan más firmantes: Esta opción solo aparecerá si, en la ventana anterior, has establecido que el parallel debe firmarse "Al completar el parallel".
8️⃣ Añadir instrucciones: Las instrucciones ayudan a otros usuarios y a los destinatarios a entender quién tiene que firmar el documento. Estas instrucciones son genéricas para la plantilla y aparecerán siempre antes de seleccionar los firmantes y enviar el documento a firmar.
9️⃣ Incluir contactos que firmen siempre el documento: Esta opción permite añadir firmantes que siempre tendrán que firmar los parallels de esta plantilla (por ejemplo, el representante legal de tu organización).
⚠️ Ten en cuenta que cuando configuras la firma en una plantilla, todos los parallels a partir de esa plantilla tendrán la firma electrónica activada con la configuración que hayas escogido. |
Añadir la firma electrónica en un parallel
Si quieres modificar o añadir la firma solo en un parallel concreto, puedes hacerlo de dos formas diferentes:
Opción 1: Desde la pestaña de EDITAR
Ve a Ajustes y, como hacíamos en la plantilla, puedes Añadir la Firma digital, o si ya lo está, seleccionar el botón de Editar configuración para modificarla.
Puedes configurar tu proceso de firma siguiendo los pasos explicados anteriormente.
Opción 2: Desde la pestaña de REVISAR
Dirígete al cajetín de firma digital. Tanto si no hay ninguna firma activada o se ha cancelado la anterior, encontraremos un botón con el icono ➕. Al pulsar sobre este botón se añadirá un nuevo proceso de firma.
Se te abrirá una ventana para configurar este nuevo proceso de firma:
Si no hay una firma activada, puedes activarla siguiendo los pasos explicados anteriormente.
Si has cancelado la firma, cargará la configuración de la firma anterior y los destinatarios al que ya le hayas enviado el parallel. Si son correctos, puedes pulsar directamente en "Empezar firma".
Si quieres saber más sobre la firma electrónica y los estados que pueden aparecer puedes ir a nuestro artículo: Consultar el estado de una firma electrónica.