En ocasiones, al pedir información, después necesitamos que el documento en el que consta dicha información, se firme. Por ejemplo, un formulario completado de KYC que debe ir firmado.
O incluso, necesitamos que la información recopilada, se vuelque en un documento o contrato para firmar. Por ejemplo, recopilamos la información de un cliente, y luego generamos un DPA con dicha información para firmar entre diferentes partes.
De cualquier forma, con Parallel integrar un proceso de recopilación de información (formulario) y de firma electrónica de un documento es posible.
Parallel tiene integraciones nativas con soluciones de firma electrónica para que tus clientes, proveedores o empleados puedan disfrutar de una experiencia sencilla y 100% online.
💡 La integración con firma electrónica únicamente está disponible bajo demanda. |
Añadir la firma electrónica en la plantilla
Para ahorrar tiempo en nuestros procesos, lo más recomendable es añadir la firma desde la plantilla. De esta forma, solo tendrás que configurarlo una vez y cada vez que se utilice esa plantilla vendrá ya activado y configurado por defecto.
Vamos a ver cómo activarlo y configurarlo paso a paso.
Lo primero que debemos hacer es asegurarnos de acceder a la plantilla en la que queremos activarlo:
Ya sea creando una nueva plantilla, en este artículo te explicamos cómo.
o seleccionando una plantilla existente y, en el menú desplegable, seleccionar Editar plantilla.
Una vez en la plantilla, dirígete a la pestaña de Ajustes y añade el proceso de firma.
Configura tu proceso de firma
Al añadirlo, aparecerá una ventana con las diferentes opciones de configuración:
1️⃣ Proveedor de firma: Esta opción sólo aparece cuando hay más de un proveedor de firma en tu cuenta. Actualmente, Parallel tiene integraciones nativas con 2 proveedores de firma electrónica a nivel mundial: Signaturit y Docusign.
Además, si eliges Signaturit, esta opción te permite elegir Signaturit Sandbox, su entorno de pruebas, que no consume créditos, por lo que puede ser utilizado para pruebas, pero no tiene validez legal.
2️⃣ Título del documento (OPCIONAL): Este título se utilizará como cabecera del documento y dará nombre al archivo firmado. Si decides no añadir un título del documento, este será el título del primer bloque de texto de la plantilla.
3️⃣ ¿Cuándo quieres que se inicie la firma?: Aquí puedes elegir en qué momento del proceso quieres enviar el documento a firmar.
Al completar el parallel: Una vez se complete toda la información requerida, se podrá seleccionar Finalizar y firmar, para ya iniciar el proceso de firma.
Esta opción se recomienda en procesos en los que se busque agilidad y el proceso de revisión no sea tan importante.
Tras revisar la información: En esta opción, tras completar la información y revisar que sea correcta, se podrá iniciar la firma de forma manual. Desde la vista de REVISAR.
Esta opción se recomienda en procesos en los que sea importante revisar que la información sea correcta antes de firmar el documento.
¡Selecciona Continuar!
Aparecerá una nueva ventana (2/2) con el resto de opciones de configuración:
4️⃣ ¿Hay un número mínimo de firmantes? Selecciona el número mínimo de firmantes.
Si ya sabes que el documento tendrá que ser firmado por un mínimo de 2 firmantes (porque al menos hay un vendedor y un comprador, por ejemplo) o un mínimo de 3 firmantes (porque sabes que es un contrato entre 3 partes, por ejemplo) puedes establecer un mínimo de firmantes para la plantilla.
Esta funcionalidad es especialmente útil para evitar que los usuarios cometan errores al enviar documentos a firmar. Por ejemplo, garantiza que ambas partes estén incluidas, como es obligatorio.
5️⃣ ¿Cómo quieres que Parallel envíe las firmas?
Al mismo tiempo: Todos los firmantes recibirán el documento al mismo tiempo.
Secuencial, firmando uno a uno: Cada firmante recibirá el documento después de que el anterior haya firmado, secuencialmente, en el orden que establezcas.
6️⃣ Permitir que los destinatarios añadan más firmantes : Esta opción solo aparecerá si, en la ventana anterior, has establecido que el parallel debe firmarse justo después de finalizar de completar.
7️⃣ Añadir instrucciones: Las instrucciones ayudan a otros usuarios y destinatarios a entender quién tiene que firmar el documento. Estas instrucciones son genéricas para la plantilla y aparecerán siempre antes de seleccionar los firmantes y enviar el documento a firmar.
8️⃣ Incluir contactos que firmen siempre el documento: Esta opción permite añadir firmantes que siempre tendrán que firmar los parallels de esta plantilla.
Se puede utilizar para incluir un contacto de tu organización que sepas que tendrá que firmar todos los procesos de esa plantilla.
⚠️ Ten en cuenta que cuando configuras la firma en una plantilla, todos los parallels a partir de esa plantilla tendrán la firma electrónica activada con la configuración que hayas escogido. |
¡Guarda tu configuración de firma electrónica para esta plantilla!
Añadir la firma electrónica en un parallel
Si tu plantilla tiene incluido un proceso de firma, al Crear parallel, tendrás configurado por defecto este proceso y no necesitarás añadirlo.
Sin embargo, si quieres modificar la configuración de tu firma o añadirla solo a un parallel en particular, puedes hacerlo de dos formas diferentes:
Opción 1
Crea un parallel a partir de una plantilla o elige un parallel ya existente al que quieras añadir un proceso de firma electrónica.
Selecciona la pestaña de EDITAR que encontrarás en la navegación superior de la pantalla.
Ve a Ajustes y, como hacíamos en la plantilla, puedes Añadir la Firma digital, o si ya lo está, seleccionar el botón de Editar configuración para modificarla.
Puedes configurar tu proceso de firma siguiendo los pasos explicados anteriormente.
Opción 2
Además, puedes añadirla desde la pestaña de REVISAR. Esta opción es útil sobre todo si por cualquier motivo tienes que cancelar el proceso que tenías en marcha y necesitas iniciar un nuevo.
Para ello, lo primero será acceder a la pestaña de REVISAR, en la navegación superior de la pantalla.
Verás que hay un cajetín de firma digital.
Tanto si no hay ninguna firma activada o se ha cancelado la anterior, encontraremos un botón con el icono ➕. Este botón, te permitirá añadir un nuevo proceso de firma.
Se te abrirá una ventana para configurar este nuevo proceso de firma, puedes hacerlo siguiendo los pasos explicados anteriormente.
Si quieres saber más sobre la firma electrónica y los estados que pueden aparecer puedes ir a nuestro artículo: Consultar el estado de una firma electrónica.