Cuando se completa un parallel (y también mientras se está completando), puedes revisar las respuestas sin esfuerzo.
En este artículo te explicamos cómo puedes revisar las respuestas y llevar un registro de la información que has revisado.
Accede a las respuestas de tu Parallel
Accede al panel de control inicial con tus parallels, haciendo clic en el botón de INICIO.
Localiza el parallel cuyas respuestas quieras revisar y selecciónalo.
Al acceder te llevará directamente a la pestaña de REVISAR, donde podrás revisar y controlar todas las respuestas del parallel.
En esta pestaña encontrarás el listado de campos con las respuestas de tus destinatarios, una tabla de contenidos para facilitar la navegación a través de los campos de la petición, los controles de revisión y descarga de las respuestas, y la posibilidad de lanzar conversaciones alrededor de tu Parallel.
Navega fácilmente por los campos de tu parallel
A la derecha de tu parallel tienes un índice de contenido. Cada elemento de este índice es un campo del parallel.
Puedes buscar el campo que quieres consultar en este índice e ir directamente a lo que te interesa.
También puedes filtrar el índice según los siguientes criterios:
Con respuestas: Mostrará sólo los campos que ya haya completado.
Sin respuestas: Mostrará sólo los campos que aún no se han completado.
Sólo archivos: Mostrará sólo los campos de tipo documentos y archivos.
Revisado: Mostrará sólo los campos que ya han sido aprobados o rechazados por un usuario de su organización.
Pendiente de revisar: Mostrará sólo los campos en los que ningún usuario haya marcado respuesta correcta o incorrecta.
Con comentarios: Mostrará sólo los campos en los que haya un comentario con el destinatario o una nota interna.
Y lo mejor de todo, ¡puedes combinar estos filtros! ➕🪄
Por ejemplo, si quieres ver rápidamente los campos completados y pendientes de revisión, selecciona el filtro "Con respuestas" y el filtro "No revisado".
Revisa tus respuestas
En Parallel queremos facilitarte el control de la información con la que trabajas y para ello hemos incorporado una serie de funcionalidades para que puedas hacerlo fácilmente.
La revisión de las respuestas puedes hacerla en la zona de revisión de los campos:
Para cada respuesta puedes controlar si la información es correcta mediante las siguientes acciones:
✅ Aprobar: Te permite controlar que ya has revisado la respuesta y que es correcta.
⚠️ Al marcar esta opción, bloquearás 🚫 la posibilidad de modificar o eliminar la respuesta. Para hacer cambios en una respuesta bloqueada, deberás "des-seleccionar" este icono.
❌ Rechazar: Te permite controlar que ya has revisado la respuesta y que es incorrecta.
Las respuestas rechazadas pueden ser modificadas o eliminadas para subsanar la respuesta.
Al rechazar una respuesta se abrirá automáticamente la ventana de comentarios para que puedas especificar qué error hay con la respuesta.
Deja comentarios a sus destinatarios y notas internas a otros usuarios
Te habrás fijado que en la zona de revisión de los campos tienes la opción de dejar Comentarios o Notas seleccionado el siguiente icono.
Si lo seleccionas verás que puedes:
Dejar un comentario para el destinatario al que le hayas enviado la petición para completar.
A tu destinatario le llegará un correo electrónico 📩 con tus comentarios, a través del cual podrá acceder a la petición y contestarte o acabar de completar la información.
Dejar una Nota para tus compañeros.
Las notas internas solo serán visibles para los miembros de tu organización en Parallel. Es decir, el destinatario no los podrá ver nunca, son de uso interno.
Al lado del icono de comentarios aparecerá, si los hubiera, el número de mensajes, y una bola en caso de que tengas comentarios sin leer de esta manera
Trabaja con tus respuestas
En Parallel también queremos hacerte la vida más fácil cuando trabajes y por eso tenemos una serie de funcionalidades para ayudarte a ello.
Copia y pega las respuestas
Para cualquier campo que contenga respuestas en formato texto hemos incluido una opción para facilitar que puedas copiar la información para pegarla en otro sistema o en tus documentos.
Así, con un solo clic en el botón de copiar tendrás la información lista en tu portapapeles.
Previsualiza los documentos
En los campos cuya respuesta sea un archivo, podrás previsualizar aquellos documentos que tengan un formato compatible con tu navegador, para ello, puedes hacer clic en este botón para previsualizarlo sin necesidad de descargarlo.
Descarga los documentos
En los campos cuya respuesta sea un archivo, podrás descargar documentos. Para ello, puedes hacer clic en el botón de previsualizar + SHIFT.
Descarga todas las respuestas y documentos
Para ayudarte a ser más eficiente en el momento de crear tus expedientes, hemos diseñado esta funcionalidad que te permite descargar todas las respuestas en una única carpeta ZIP.
Al hacer clic en este botón, se descargará la carpeta ZIP con todas las respuestas.
Las respuestas de tipo texto se descargarán en un único Excel junto con las preguntas y la descripción que hayas indicado en cada campo.
Para las respuestas tipo documentos, se abrirá una venta que te permitirá configurar cómo quieres que se guarden los nombres de los archivos dentro de la carpeta que te descargues. Así podrás renombrarlos de forma masiva, ya sea utilizando los parámetros que tenemos o cualquier texto fijo que elijas.
Por otra parte, si seleccionas el menú desplegable del botón Exportar respuestas, podrás descargar las respuestas en un documento PDF con los distintos campos y secciones de la petición y las respuestas recibidas.
